Eget system ger full kontroll över teknisk dokumentation

2009-12-14

På avdelningen Geometric office samordnas teknisk information. Man tar emot dokumentation från kunder som bland annat skapats i olika CAD-system och konvertera den till användbart filformat. I arbetsuppgifterna ingår också att arkivera filerna, loggföra dem och se till att filerna via intranätet är tillgängliga på alla orter där Finnveden är verksam.

– Geometric Office är den första posten som tar hand om, åtgärdar och skickar vidare ritningar till beredarna på fabrikerna, förklarar Paula Härder, koordinator av teknisk dokumentation. Ritningar som vi får in kommer från Sverige och Tyskland men även från andra europeiska länder. De flesta CAD-filerna skapas med Catia eller med SolidWorks. För vår del handlar det om att göra ritningar till ett format som är läsbart och anpassat för våra behov.

Under ett år handlar det om en ansenlig mängd av dokument och ritningar.
– Filerna som skickas till oss kommer från mellan 40-60 olika företag. Totalt rör det sig om ca 16 000 till 20 000 CAD-ritningar per år. Det blir rätt många filer och gigabyte att ta hand om, konstaterar Paula Härder och fortsätter.

– Filerna kommer till oss på olika sätt som via e-post, på CD eller via EDI-kommunikation, en äldre men välfungerande teknik. Ritningarna som vi får in varierar oerhört. Ibland stöter vi på nya filformat men med våra CAD-verktyg kan vi konvertera det mesta.

SharePoint Server teknologi.
– Systemet där vi samlar teknisk dokumentation heter TechDoc, fortsätter Ola Thornell, process- och systemspecialist . Vi har själva utvecklat ett eget arkivsystem som kan liknas vid ett stort kassaskåp där vi samlar alla filer. En stor fördel med SharePoint är att informationen om filen ”bakas in” och följer med i respektive CAD-ritning i stället för som tidigare, då den sparades i en separat Excel-fil vid sidan om.

Lättillgänglig plattform
En annan fördel med SharePoint-teknologin är att filerna indexeras. Det gör att man snabbt kan söka i materialet och ju mer information man har om en viss fil desto lättare är det att hitta den. Alla som har tillgång till dator och intranät kan nu själva söka efter dokument och ritningar som de behöver – oavsett om de är beredare, inköpare eller om de bara behöver se om det finns en gammal utgåva av ritningen i systemet.

– Den nya plattformen gör att vi hittar filerna snabbare samtidigt som den förenklar versionshantering. De komponenter vi tillverkar är många gånger komplexa och när ritningar ändras är det oerhört viktigt att hålla reda på de korrekta versionerna för att säkerställa att produkten och kvaliteten blir exakt som kunden förväntar sig. Det är också de krav vi har på oss som certifierade enligt ISO 9001 och TS 16849, en kvalitetsstandard som är vidareutvecklad av fordonsindustrin, avslutar Ola.